Ter controle financeiro empresarial em dia não é tarefa fácil, por isso, separamos neste artigo os melhores conteúdos para auxiliar no planejamento financeiro da sua empresa.
Você sabe o quanto é fundamental controlar as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa?
O fluxo de caixa é o coração da sua empresa, se não mantê-lo saudável, tudo para de funcionar. Por isso te explicaremos tudo sobre planejamento financeiro empresarial.
A maioria dos gestores e empreendedores não se dedicam me fazer planejamento financeiro, quando o fazem, costuma fazê-lo de forma amadora e sem compartilhar com membros da equipe, evitando compartilhar com a equipe.
Para realizar o planejamento financeiro, os processos envolvidos, basicamente são:
- Desenvolvimento do fluxo de caixa
- Orçamento de caixa
Neste artigo você encontrará tudo o que você precisa para organizar e gerir as finanças da sua empresa. Aprenderá de forma simples o que é fluxo de caixa, para que ele serve, e a relevância dele em sua empresa.
Leia até o final e você encontrará dicas infalíveis para fazer um bom fluxo de caixa.
O que é Fluxo de Caixa?
Você sabe o que é fluxo de caixa? De forma simples vamos te explicar o que é essa “ferramenta” e seu papel numa empresa.
Nas operações diárias de uma empresa, a organização financeira é de suma importância, e você só consegue esse controle financeiro, com um fluxo de caixa, que basicamente registra todo dinheiro que entra e todo dinheiro que sai.
O objetivo dessa ferramenta é calcular o saldo disponível para que haja sempre capital de giro na empresa, para investimentos ou eventuais gastos.
Você ou alguém da sua equipe deve registrar todos os recebimentos previstos, assim como:
- Vendas à vista
- Vendas a prazo
- Vendas por boletos, etc
E registrar todos os pagamentos previstos assim como:
- Compras à vista
- Compras a prazo
- Pagamentos de duplicatas
- Despesas em geral
Isso deve ser feito até o último pagamento e recebimento conhecido, ou o máximo que puder contabilizar, sempre adequando às necessidades da empresa.
Ao elaborar um fluxo de caixa, você terá uma visão de presente e de futuro da sua empresa no aspecto financeiro.
O Fluxo de caixa é uma excelente ferramenta para avaliar a disponibilidade de caixa e liquidez da sua empresa.
Com essas informações, você poderá tomar algumas decisões importantes como:
- Reduzir de despesas sem comprometer o lucro
- Planejar investimentos
- Organizar de promoções para desencalhar o estoque
- Planejar solicitação de empréstimos
- Negociar prazos com fornecedores
Além de outras medidas para evitar possíveis dificuldades financeiras ou minimizá-las.
Em resumo, o fluxo de caixa consiste em um relatório detalhado que informa toda a movimentação de dinheiro (entradas e saídas), sempre considerando um período determinado.
Para Que Serve o Fluxo De Caixa?
O fluxo de caixa basicamente serve para:
- Auxiliar o empresário na tomada de decisões da empresa
- Visualizar e analisar os recursos financeiros que entram e saem num determinado período
- Possibilitar que o gestor analise e planeje investimentos significativos
- Não colocar em risco a liquidez para honrar os compromissos com os credores
- Manter o ciclo operacional da empresa
- Utilizar informações atualizadas para tomar decisões antecipadamente
- Negociar melhores condições de prazo e opções de pagamento
O ponto de partida para a saúde financeira do seu negócio é fazer um bom fluxo de caixa.
Por onde começar o fluxo de caixa?
Para começar a organizar o fluxo de caixa da sua empresa, primeiro você precisará anotar os itens de entrada de dinheiro, depois subtrair todo o dinheiro que sai.
O resultado do fluxo de caixa é o saldo disponível positivo ou negativo do dinheiro disponível no caixa ou depositado em conta corrente nos bancos, etc.
A estrutura para um bom fluxo de caixa depende do tipo da empresa e das necessidades dos gestores.
Fluxo De Caixa passo a passo
Inicie anotando em uma planilha Excel ou em um papel duas colunas:
Primeira Coluna – “Contas a Pagar”
As contas a pagar, são os compromissos financeiros já assumidos por sua empresa, que serão pagas posteriormente. Elas representam as obrigações financeiras para que a empresa continue com suas atividades, assim como:
- Fornecedores
- Salários e encargos de funcionários
- Pró Labore e retirada dos sócios
- Impostos
- Contabilidade
- Aluguel
- Despesas bancárias
- Energia
- Água
- Internet
- Telefonia
- Dívidas e outras
Sempre anote despesas ainda não lançadas na coluna “contas a pagar”, assim como impostos, contas de água, luz, folha de pagamento etc.
Saiba a sazonalidade dessas contas, suas datas de vencimento e reajustes. Por exemplo, algumas despesas são realizadas apenas no início do ano, como despesas na contabilidade, portanto são despesas sazonais e é sempre bom tê-las anotadas para que não falte caixa para saldá-las.
Segunda Coluna – “Contas a Receber”
Essa é a parte boa, não é mesmo? Nessa coluna você deve anotar os valores a receber, já conhecidos.
Essa coluna representa o dinheiro que você recebe todo mês. Essa coluna determinará parte das previsões de entradas, assim como:
- Vendas à vista
- Vendas a prazo
- Vendas no cartão de crédito
- Rendimentos de aplicações, e outros recebimentos
Nas vendas à vista, utilize como base a média diária das vendas realizadas normalmente.
Considere também os meses de movimento mais fortes ou mais fracos para fazer essa média.
Tente manter essas estimativas em um controle diário de receitas e despesas.
Terceira Coluna – Recebimentos
A diferença entre essa coluna de recebimentos, para a coluna 2 de contas a receber, é que nessa 3ª coluna, você colocará apenas o dinheiro que entra à vista, assim como:
- Vendas por PIX
- Vendas por cartão à vista
- Vendas por transferência bancária
Quarta Coluna – Pagamentos
Nessa coluna, você colocará todas os pagamentos que precisam serem pagos no mês de exercício da empresa, ou seja, são despesas que precisam ser honradas mensalmente, assim como:
- Fornecedores que não liberaram crédito
- Despesas bancárias
- Salários e encargos de funcionários
- Pró labore e retiradas de dividendos
- Aluguel
- Internet
- Correios
- Manutenções em equipamentos
- Serviços terceirizados
- Contador
- Impostos
- Materiais de escritório e limpeza
- Investimentos realizados
- Amortização de empréstimos e dívidas
Tomada De Decisões Com Fluxo De Caixa Projetado
Ao compor o fluxo de caixa de forma sistemática, fazendo registros diário de entradas e saídas, você poderá tomar melhores decisões em caso de situação deficitária, sem prejudicar o capital de giro da empresa.
Em caso de situação superavitária, você poderá tomar decisões sobre investimentos e aplicações dos recursos da empresa.
Quando começar o preenchimento do seu controle de fluxo de caixa, surgirão dificuldades para elaborar o controle. Mas, em pouco tempo você dominará o processo e verá na prática a importância de tomar as decisões com base em previsões de entrada e saída de recursos.
É claro que o fluxo de caixa pode ser elaborado manualmente em uma agenda ou um caderno, mas não vale o imenso trabalho. Porém, será muito mais fácil, organizado e ágil se for automatizado com uma planilha eletrônica ou de um programa de gestão empresarial.
Indicadores De Saldo Em Caixa
O saldo de caixa não necessariamente indica que a empresa está tendo lucro ou prejuízo em suas atividades operacionais. A existência do saldo final deve ser confirmada a cada dia.
Saldos diários elevados, tanto negativos quanto positivos, sugerem a necessidade de melhor organização financeira, pois implicam financiamentos a custos elevados (saldo negativo) ou custo de oportunidade da aplicação (saldo positivo) e que poderiam render juros em aplicações.
Para ter uma empresa saudável é preciso controlar o fluxo de caixa.
Análise Do Fluxo De Caixa
A análise do fluxo de caixa possibilita criar estratégias para o crescimento da empresa ou reverter as situações negativas que a empresa esteja passando.
Saldos negativos devem ser analisados e a primeira providência é descobrir as causas como:
- Atraso nos recebimentos
- Alta taxa de inadimplência
- Queda repentina nas vendas
- Atraso nos recebimentos dos clientes etc.
Este problema também pode ocorrer se as diferenças entre os prazos de recebimentos e pagamentos forem altas, ou seja, se os prazos de recebimentos tiverem um prazo maior do que os prazos de pagamentos, e a empresa não se planejar com a organização do capital de giro.
Os pagamentos devem ser anotados em detalhes e as amortizações devem ser previstas no fluxo de caixa, possibilitando pagar menos juros financiamentos.
Além disso, é fundamental ficar atento à cobrança de juros, para não acarretar problemas sérios de endividamento, ao invés da reversão dos saldos negativos.
Se a empresa vender muito mais em um mês do que em outro, sem se organizar, poderão ocorrer falhas no fluxo, já que os pagamentos podem ocorrer antes dos recebimentos relativos às vendas. Por isso, é necessário ter uma reserva de capital de giro.
Por outro lado, as faltas no caixa devem ser avaliadas para saber se não estão a ocorrer em razão das vendas estarem abaixo do ponto de equilíbrio da empresa.
Conheça as Obrigações Da Sua Empresa
As obrigações da sua empresa são todos os compromissos monetários para o funcionamento da mesma, assim como:
- Compras: Projete as compras com base no histórico, nas estimativas de produção e venda e, nas sazonalidades do seu setor de negócios.
- Salários: Projete as datas e o total a serem pago. Fique atento para não esquecer as quantias, datas para pagamento dos salários, férias e 13º salário.
- Impostos: Tenha sempre em mãos os calendários de impostos a pagar.
- Ajustes e Negociações: Elas devem fazer parte do seu cotidiano, identificando situações de sobra ou de falta de caixa, é muito importante promover ajustes.
Como Você Pode Definir os Custos Da Sua Empresa?
Se você deseja abrir uma empresa ou já tem uma e deseja melhorar o seu caixa, é preciso conhecer mais sobre finanças, saber definir os custos de uma empresa é essencial para a sobrevivência dela.
A competitividade no mercado está cada vez mais acirrada, exigindo do empreendedor e empresário uma série de conhecimentos e habilidades para se manter no topo.
Para conseguir implementar melhorias em sua empresa, você empreendedor, deve estar sempre ligado aos indicadores de desempenho da sua empresa.
O uso de indicadores pode ajudar você a tomar decisões mais acertadas no dia a dia da sua empresa, sendo eles:
- Ponto de equilíbrio
- Margem de lucro de produtos e serviços
- Retorno sobre o investimento
- Retorno sobre lucratividade do negócio
No entanto, esses indicadores dependem das despesas realizadas na sua empresa e só podem ser efetivamente calculados quando você tem em mãos todo o controle deles.
A legislação brasileira exige que a apropriação de custos seja feita por um dos seguintes métodos:
- Método De Absorção: Todos os gastos, independentemente de serem fixos ou variáveis, devem ser divididos por todos os produtos ou serviços finais.
- Sistema De Custeio Variável: Todos os custos dos produtos finais ou serviços, levam em conta apenas os custos variáveis, fazendo que os custos fixos sejam atribuídos somente no momento do resultado do exercício.
Independentemente do método escolhido, é importante que a empresa estime continuamente seus custos de produção, comercialização, mão de obra e depreciação.
Calculando Custos De Produção
Os custos de produção são classificados de duas formas:
- Custos Fixos: São todos os gastos sem alteração em função do volume da produção ou da quantidade vendida em um determinado período, assim como aluguel, contador, etc.
- Custos Variáveis: São todos os gastos que variam de acordo com a produção ou vendas realizadas, assim como comissões, matéria prima, terceirização, etc.
É importante atentar que um mesmo custo pode ser fixo ou variável dependendo do tipo de produto oferecido.
Lembre-se que o conhecimento de todas as despesas de uma empresa e a forma como você exerce a gestão financeira, reflete em cada processo e projeto da empresa, podendo ajudar você a identificar oportunidades de economia de recursos e consequentemente a promover o aumento do faturamento e lucratividade da sua empresa.
O lucro Da Empresa
Agora vamos abordar o objetivo que toda empresa precisa: LUCRO!
Mais importante que o tamanho do faturamento da sua empresa, o que realmente interessa é o tamanho lucro da empresa em relação ao tamanho do risco. Por exemplo, melhor ter um lucro de R$ 10.000 reais com um faturamento de R$ 20.000 reais, do que um lucro de R$ 15.000 com um faturamento de R$ 100.000 reais.
Analisando o exemplo acima, uma empresa que precisa faturar R$ 100.000 reais para ter um lucro de apenas R$ 15.000 reais, tem um alto risco de mercado, e quando a lucratividade é muito baixa em relação ao faturamento, qualquer oscilação do mercado pode afetar a saúde financeira dessa empresa.
Como calcular o lucro por produto ou serviço?
O lucro é o que sobra das vendas, menos as despesas e custos, inclusive o pró labore e retirada de dividendo dos sócios.
Além de conhecer a margem de lucro do negócio, é importante analisar a margem de lucro por produto ou serviço, pois isto auxilia no melhor direcionamento das estratégias para aprimorar o resultado dos produtos com menor lucro e potencializar aqueles mais lucrativos.
Conheça Suas Despesas
A seguir listaremos item por item das principais despesas de uma empresa, caso o seu negócio tenha alguma outra despesa não lista abaixo, basta acrescentar em sua planilha ou sistema de gestão de fluxo de caixa.
- Despesas Fixas: Essas despesas não variam independente do nível de vendas ou produção, por exemplo, aluguel, salários, encargos, pró labore, energia, contador e despesas bancárias.
- Despesas Variáveis: Essas despesas aumentam ou diminuem de acordo com o nível de vendas ou produção, assim como impostos, comissões, embalagens, frete.
- Custo Do Produto Vendido: Essas despesas são todos os custos de aquisição ou fabricação do produto, assim como frete, mão de obra e impostos.
- Custo Do Serviço Prestado: Essas despesas são compostas por todos os custos necessários à prestação do serviço, assim como mão de obra direta e materiais.
- Margem De Contribuição: também conhecida como lucro bruto, é a diferença entre o preço de venda e todos os custos de despesas variáveis, ou seja, é o que sobra para pagar as despesas fixas e gerar um lucro para a empresa.
Fique Em Alerta Com a Lucratividade Da Empresa
A lucratividade deve ser calculada por produto ou serviço específicos, visto que cada um tem custos variados, e preços de venda estabelecido.
Por isso é importante conhecer as margens de lucro de cada um deles para decidir quais produtos tem maior potencial de lucros maiores e investir em estratégias de marketing e vendas desses produtos.
Resumo Sobre Controle Financeiro Empresarial
Veja esse checklist rápido para organizar as despesas da sua empresa.
- Registre diariamente todas as transações financeiras
- Faça um acompanhamento rigoroso de pagamentos e recebimentos
- Analise o saldo diariamente e tome decisões com informações do caixa
- Considere investir em momentos de superavit
- Negocie com fornecedores em caso de dificuldades financeiras
- Pague as contas pontualmente para evitar juros
- Em caso de dificuldade financeira, procure negociar com seus fornecedores
- Fique atendo com os gastos de valores baixos. Estes podem impactar no seu fluxo de caixa
- Organize as informações sobre contas a pagar e a receber para facilitar a declaração do IRPJ
Com estas informações e práticas de controlo financeiro, sua empresa estará bem encaminhada para manter a saúde financeira e alcançar o sucesso nos negócios.
Lembre-se sempre de adaptar estas orientações às necessidades específicas do seu negócio.
Além dos conteúdos disponíveis nesse artigo, disponibilizamos abaixo outros conteúdos complementares sobre controle financeiro empresarial, que vão sintetizar as informações e te ajudar a entender, de uma vez por todas, a importância de controlar as Finanças da sua empresa.
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